KI-Automationen für den Mittelstand —
weniger Handarbeit, gleiche Kontrolle
Wiederkehrende Abläufe mit KI vorbereiten lassen, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Wir automatisieren, was in vielen Betrieben täglich von Hand läuft: Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Inhalte und Berichte erstellen. Wir bauen auf den Systemen auf, die Sie schon haben, mit klaren Freigaben und sauberem Datenschutz. Der Einstieg ist ein Automations-Check ab 600 €.
- ab 600 €Einstieg: Automations-Check, wird auf die Umsetzung angerechnet
- ab 1.800 €für eine einzelne Automation, getestet und dokumentiert
- 4 Schrittevom Check über Umsetzung und Schulung bis zum Betrieb
- 0 %Aufschlag auf Kosten für KI-Dienste und Lizenzen
Wo sich Handarbeit
jeden Tag wiederholt
In vielen mittelständischen Betrieben hängen gute Leute an Aufgaben, die immer gleich ablaufen: Mails lesen und weiterleiten, Daten von einem Programm ins nächste tippen, aus denselben Bausteinen Angebote zusammensetzen. Genau dort hilft KI. Nicht als Ersatz für Ihr Team, sondern als Vorarbeit, die Ihr Team prüft und freigibt.
Anfragen
Über Formular, Mail und Telefon kommen Anfragen in unterschiedlicher Qualität herein. Eine Automation sortiert Spam aus, ordnet den Rest nach Produkt, Region oder Dringlichkeit und legt ihn dort ab, wo Ihr Vertrieb ohnehin arbeitet.
Angebote
Viele Angebote bestehen zum größten Teil aus Standardpositionen und Textbausteinen. KI kann daraus einen Entwurf vorbefüllen und offene Punkte als Rückfragen sammeln. Kalkulation, Freigabe und Versand bleiben beim Vertrieb.
Inhalte und Berichte
Blogartikel, Social-Media-Beiträge, Newsletter und Monatsberichte folgen meist einem festen Muster. Mit einem klaren Ablauf entstehen Rohfassungen schneller, und feste Prüfregeln sorgen dafür, dass nichts Ungeprüftes veröffentlicht wird.
Fünf Bausteine,
einzeln oder kombiniert
Wir fangen mit dem Ablauf an, der bei Ihnen am meisten Zeit bindet. Jeder Baustein lässt sich allein umsetzen und später mit den anderen verbinden.
Anfragen-Eingang
- Formular und Postfach auf Spam prüfen, bevor jemand Zeit investiert
- Anfragen nach Branche, Produkt und Dringlichkeit einordnen
- Übertragung ins CRM oder in eine gemeinsame Tabelle
- Eingangsbestätigung und Weitergabe an die richtige Person
- Die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet
Angebotsvorbereitung
- Entwurf aus Anfrage, Maßen oder Leistungsverzeichnis
- Standardpositionen und Textbausteine vorbefüllt
- Liste offener Rückfragen an den Kunden
- Kalkulation, Freigabe und Versand bleiben beim Vertrieb
Content-Pipeline
- Themenregister als gemeinsame Planungsgrundlage
- KI-Rohfassungen für Blog, Newsletter und Social Media
- Feste Prüfregeln vor jeder Veröffentlichung
- Freigabe durch Sie oder Ihr Fachteam
- Passt zu unserem Content-Marketing
Bild und Video mit KI
- Social-Media-Bildposts aus vorhandenen Themen und Fotos
- Kurzvideos und Erklärvideos, auch mit KI-Stimme
- Kennzeichnung nach KI-Verordnung, wo sie nötig ist
- Echte Fotos von Projekten und Team bleiben Sache der Fotografie
Berichte und Prüfungen
- Wiederkehrende Auswertungen zu Website, SEO oder Kampagnen
- Versand als Mail oder PDF zum festen Termin
- Warnung, wenn etwas aus dem Rahmen fällt
- Zahlen ohne Handarbeit für die Geschäftsführung
KI-Agenten:
wann sie passen und wann nicht
Ein KI-Agent arbeitet eine Aufgabe in mehreren Schritten selbstständig ab: Er liest eine Anfrage, sucht passende Informationen, füllt ein Formular aus und meldet das Ergebnis. Das klingt nach dem großen Wurf, ist im Mittelstand aber oft mehr als nötig. Viele Abläufe laufen mit einer festen Abfolge zuverlässiger und günstiger.
Feste Abfolge zuerst
Wenn ein Ablauf immer gleich ist, bauen wir ihn als feste Kette mit KI an einzelnen Stellen, etwa beim Einordnen einer Anfrage. Das ist leichter zu prüfen, zu warten und zu erklären.
Agent, wo Spielraum nötig ist
Ein Agent lohnt sich, wenn die Schritte von Fall zu Fall verschieden sind, zum Beispiel bei Rückfragen, die erst Informationen aus mehreren Quellen brauchen. Auch dann bekommt er klare Grenzen: welche Systeme er lesen darf, was er ändern darf und wann er einen Menschen fragt.
Kein Chatbot von der Stange
Wir verkaufen keinen Chatbot für Ihre Website. Wenn ein Agent mit Kunden in Kontakt kommt, klären wir vorher Kennzeichnung, Datenschutz und den Weg zu einem Menschen.
Vom ersten Check
bis zum laufenden Betrieb
Check
Abläufe aufnehmen
Wir schauen uns in einem halben Tag an, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, und schlagen drei Abläufe mit Aufwand, Nutzen und einer Einschätzung zum Datenschutz vor.
Umsetzung
Bauen und testen
Wir bauen den gewählten Ablauf auf Ihren Systemen, testen ihn mit echten Beispielfällen und legen fest, an welcher Stelle ein Mensch freigibt.
Übergabe
Dokumentation und Schulung
Sie bekommen eine verständliche Beschreibung des Ablaufs. Ihr Team lernt, wie es Ergebnisse prüft und was bei Fehlern zu tun ist. Das trägt zur KI-Kompetenz bei, die Art. 4 der KI-Verordnung verlangt.
Betrieb
Überwachen und anpassen
Auf Wunsch überwachen wir die Abläufe, passen sie an neue Anforderungen an und halten Schnittstellen und Modelle aktuell.
Was bei ecommaze
selbst automatisiert läuft
Wir empfehlen nur, was wir selbst nutzen. Diese Abläufe laufen bei uns im Alltag, für unsere eigene Website und für eigene Marken. Zahlen zur Zeitersparnis nennen wir bewusst nicht, weil sie von Betrieb zu Betrieb sehr verschieden sind.
Kontaktformular mit Prüfung auf dem Server
Anfragen über unser Kontaktformular werden auf dem Server geprüft, bevor etwas passiert. Verdächtige Einsendungen landen in einer Quarantäne statt im Postfach, erst geprüfte Anfragen lösen Mails aus.
Blog mit festem Ablauf
Jeder Artikel in unserem Blog durchläuft dieselben Schritte von der Recherche bis zur Freigabe. Vor jeder Veröffentlichung prüfen automatische Tests Struktur, Links, strukturierte Daten und Schreibregeln. Schlägt ein Test fehl, wird nicht veröffentlicht.
Wöchentliche Website-Prüfung
Jede Woche prüft ein automatischer Lauf unsere Website von außen: Seiten, Metadaten, strukturierte Daten, Barrierefreiheit und Ladezeit. Findet er einen Fehler, kommt eine Mail.
Themenregister, Bild und Video
Für eigene Marken planen wir Themen in einem gemeinsamen Register. Daraus entstehen Social-Media-Bildposts und Kurzvideos, teils mit KI-Bild- und Videomodellen erzeugt, jeweils mit Freigabe vor der Veröffentlichung.
Wir richten uns
nach Ihren Systemen
Sie müssen für eine Automation nicht Ihre Software wechseln. Wir prüfen, welche Systeme schon im Haus sind, welche Schnittstellen sie bieten und wo Daten verarbeitet werden. Erst danach wählen wir die Werkzeuge. Eine Logo-Liste mit Anbietern, die wir verkaufen wollen, gibt es bei uns nicht.
- CRM und Warenwirtschaft, die Sie bereits nutzen
- Postfach, Kalender und Microsoft 365
- Tabellen und gemeinsame Datenbanken
- n8n oder Make, wenn Systeme ohne Verbindungsstück nicht zusammenfinden
- KI-Modelle passend zu Aufgabe, Datenschutz und Budget
Was KI-Automationen
bei uns kosten
Feste Preise für klar umrissene Schritte. Alle Preise zzgl. 19 % USt. Kosten für KI-Dienste und Lizenzen geben wir 1:1 ohne Aufschlag weiter.
Automations-Check
einmalig, wird angerechnet
Für Betriebe, die wissen wollen, wo sich Automation lohnt.
- Halber Tag Prozessaufnahme
- Drei Kandidaten mit Aufwand und Nutzen
- Einschätzung zum Datenschutz
- Wird auf die Umsetzung angerechnet
Einzelne Automation
einmalig
Für einen klar umrissenen Ablauf, zum Beispiel den Anfragen-Eingang.
- Ein Ablauf auf Ihren Systemen
- Test mit echten Beispielfällen
- Dokumentation
- Übergabe an Ihr Team
Automations-Paket
einmalig
Für Betriebe, die mehrere zusammenhängende Abläufe angehen wollen.
- Zwei bis vier verbundene Abläufe
- Test, Dokumentation und Übergabe
- Schulung für Ihr Team
- Gemeinsame Planung der Reihenfolge
Betrieb & Pflege ab 250 € im Monat
Überwachung, Anpassungen und Updates der Abläufe, damit sie auch dann noch laufen, wenn sich ein System oder ein Modell ändert. Kosten für KI-Dienste und Lizenzen zahlen Sie direkt oder 1:1 ohne Aufschlag.
Was rechtlich
dazugehört
Wir denken die rechtliche Seite bei jedem Ablauf mit und sprechen offen an, wo Klärungsbedarf besteht. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Bei Verträgen und Grenzfällen sollte Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Anwältin draufschauen.
Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung
Seit dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten: Wer Menschen mit einem KI-System kommunizieren lässt, muss das erkennbar machen. KI-erzeugte Bilder und Videos, die echt wirken, brauchen einen Hinweis. Auf unserer eigenen Website kennzeichnen wir KI-Bilder direkt am Bild.
KI-Kompetenz nach Art. 4
Unternehmen, die KI einsetzen, müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ausreichend damit umgehen können. Die Schulung bei der Übergabe ist deshalb fester Teil unserer Pakete.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Verarbeitet ein KI-Dienst personenbezogene Daten Ihrer Kunden, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir bevorzugen Dienste mit Verarbeitung in der EU, schließen das Training mit Ihren Daten aus, wo der Anbieter das erlaubt, und legen Löschfristen fest. Viele KI-Dienste kommen aus den USA; dann braucht es eine Grundlage für die Übermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
Mensch gibt frei, Art. 22 DSGVO
Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für eine Person dürfen grundsätzlich nicht allein automatisiert fallen. Unser Grundsatz geht weiter: Was nach außen geht, gibt ein Mensch frei.
Automation mit
Marketing- und B2B-Blick
Wir kennen die Abläufe dahinter
Wir arbeiten seit Jahren mit Betrieben aus Glasbau, Handwerk, Industrie und Eventbranche. Wir wissen, wie Anfragen dort hereinkommen und was ein Vertrieb vor einem Angebot braucht.
Persönlich durch Adrian
Sie sprechen mit dem, der den Ablauf auch baut. Keine Weitergabe an ein Team, das Ihren Betrieb nur aus dem Protokoll kennt.
Mensch gibt frei
Wir bauen keine Abläufe, die ohne Kontrolle Mails an Kunden schicken oder Entscheidungen treffen. Jede Automation hat eine Stelle, an der Ihr Team prüft und freigibt.
Keine Versprechen ins Blaue
Wie viel Zeit eine Automation spart, hängt von Ihrem Betrieb ab. Deshalb beginnen wir mit einem Check und sagen Ihnen danach ehrlich, ob sich der Aufwand lohnt, auch wenn die Antwort nein lautet.
Weitere Leistungen rund um Automation
Content-Marketing
Die Content-Pipeline liefert Rohfassungen, das Content-Marketing die Strategie dahinter: Themen, Fachartikel und Pillar-Seiten mit echtem Branchenwissen.
Mehr erfahren →E-Mail-Marketing
Newsletter und automatische Mail-Strecken für Interessenten und Bestandskunden, sauber angebunden an Ihre Kontaktdaten.
Mehr erfahren →Lastenheft-Beratung
Bei größeren Vorhaben beschreiben wir Abläufe, Schnittstellen und Anforderungen vorher in einem Lastenheft. Das macht Angebote vergleichbar.
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KI-Content und SEO
Wann KI-Texte ranken und wann nicht. Was Google bewertet und wo die Grenze liegt.
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GEO: Sichtbar in KI-Antworten
Wie B2B-Mittelständler von ChatGPT, Perplexity und AI Overviews zitiert werden.
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Lastenheft erstellen
Der Leitfaden für Anforderungen, die Agenturen und Dienstleister wirklich verstehen.
Häufige Fragen
zu KI-Automationen
Was kostet eine KI-Automation für ein mittelständisches Unternehmen?
Der Einstieg ist ein Automations-Check ab 600 € einmalig, der auf die spätere Umsetzung angerechnet wird. Eine einzelne Automation kostet ab 1.800 €, ein Paket aus zwei bis vier verbundenen Abläufen mit Schulung 4.500 bis 9.000 €. Betrieb und Pflege gibt es ab 250 € im Monat. Kosten für KI-Dienste und Lizenzen geben wir ohne Aufschlag weiter.
Welche Abläufe eignen sich für den Anfang?
Am besten Abläufe, die oft vorkommen, immer ähnlich aussehen und heute viel Abtippen oder Weiterleiten bedeuten: eingehende Anfragen sortieren, Daten von einem System ins nächste übertragen, wiederkehrende Berichte erstellen. Seltene Sonderfälle oder Entscheidungen mit viel Ermessen lassen wir anfangs bewusst bei Ihrem Team.
Entscheidet die KI selbst, oder prüft ein Mensch?
Bei uns gilt: Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Ein Angebotsentwurf, eine Antwort an einen Kunden oder ein Beitrag geht erst nach Freigabe durch Ihr Team hinaus. Vollautomatische Entscheidungen mit Wirkung für Kunden oder Mitarbeitende bauen wir nicht.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Das klären wir für jeden Ablauf vor dem Bau. Wo möglich, nutzen wir Dienste mit Verarbeitung in der EU und schließen Auftragsverarbeitungsverträge ab. Wir achten darauf, dass Ihre Daten nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden, und legen fest, wann sie gelöscht werden.
Müssen KI-erstellte Texte oder Bilder gekennzeichnet werden?
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung. Wer Menschen mit einem KI-System kommunizieren lässt, muss das erkennbar machen, und KI-erzeugte Bilder oder Videos, die echt wirken, brauchen einen Hinweis. Texte, die ein Mensch prüft und redaktionell verantwortet, sind in der Regel nicht kennzeichnungspflichtig. Wir richten die Kennzeichnung mit ein, ersetzen aber keine Rechtsberatung.
Funktioniert das mit unserem CRM, Postfach oder ERP?
Meistens ja. Wir richten uns nach den Systemen, die Sie schon nutzen, etwa CRM, Microsoft 365, Postfach oder Tabellen. Wo Systeme keine passende Schnittstelle haben, verbinden wir sie bei Bedarf mit Werkzeugen wie n8n oder Make. Ob das in Ihrem Fall sauber geht, klärt der Automations-Check.
Was passiert, wenn ein KI-Dienst ausfällt oder teurer wird?
Jeder Ablauf bekommt einen Rückfallweg: Fällt ein Dienst aus, landet die Aufgabe wieder bei Ihrem Team statt im Nichts. Die Abläufe dokumentieren wir so, dass sich ein Modell oder Anbieter austauschen lässt. Preisänderungen der Anbieter sehen Sie direkt, weil wir Fremdkosten ohne Aufschlag weitergeben.
Welcher Ablauf
kostet Sie die meiste Zeit?
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